BlogUsa la metodología Getting Things Done para ser más eficaz y productivo

La metodología Getting Things Done es un sistema de organización personal para cumplir tareas y objetivos. Concretamente, esta técnica propuesta por David Allen en su libro homónimo publicado en 2001, consiste en «vaciar» el cerebro de asuntos pendientes. Luego, éstos serán dispuestos en una «memoria externa» (libreta, agenda, software o plataforma web), para clasificarlos y resolverlos con criterios de prioridad, tiempo y capacidad.

 

En este sentido, gran cantidad de seguidores de los postulados de Allen validan la efectividad de los mismos con base en su experiencia. Igualmente, dos investigadores de la Universidad Libre de Bruselas, Francis Heylighen y Clément Vidal, presentaron un ensayo que planteó las bases científicas del método. Por todo esto, dedicaremos el presente post a exponer brevemente los fundamentos del sistema Getting Things Done.

La metodología Getting Things Done en esencia

Básicamente, la metodología Getting Things Done está enfocada en incrementar la productividad personal, mediante instrumentos fiables externos a la memoria. En consecuencia, tales herramientas deben ayudarnos a organizar, recordar y ejecutar los asuntos pendientes en el momento adecuado.

 

De esta forma, es factible conservar la mente despejada, gracias a un sistema que nos  mantiene al tanto sobre las responsabilidades que debemos cumplir. Visto de tal manera, estaremos en capacidad de trabajar en lo que corresponda en determinado instante, con mejor disposición y creatividad.

La metodología Getting Things Done: un asunto a la vez

Una de las ventajas de la metodología Getting Things Done es que ayuda a eliminar el estrés causado por el recuerdo de asuntos pendientes. Incluso, por querer resolverlos mientras solucionamos otros problemas. A continuación, analizaremos las fases de este sistema que, debidamente entendidas y aplicadas, facilitarán el flujo organizado de tus actividades.

 

Recopilar en la metodología Getting Things Done

En otras palabras, este primer paso consistente en hacer un inventario por escrito de tus tareas habituales, preocupaciones, ideas, pensamientos y proyectos. El soporte en el que harás este lote de asuntos funcionará como una bandeja de entrada o soporte externo. Allí, estarán disponibles para su ejecución cuando se den las circunstancias, pero fuera de tu cerebro. 

 

Escoge la herramienta que te parezca más práctica para hacer tu recopilación de asuntos. Por ejemplo, hay quienes prefieren los instrumentos convencionales como la libreta y el bolígrafo o la pizarra y los rotuladores. En cambio, quienes están familiarizados con las soluciones digitales pueden echar mano de aplicaciones y plataformas en la nube para la gestión laboral o personal.

 

Procesar en la metodología Getting Things Done

Posteriormente, es imprescindible procesar las tareas pendientes de tu lista. Es decir, definir el significado de cada uno y decidir las acciones para llevarlos a cabo. Para ello, es necesario ser concretos.

 

Pongamos por caso: «Preparar la reunión del lunes con el cliente X» es una frase lacónica y sin elementos motivadores. Pero, si escribes: «Reforzar la oferta original y estructurar opciones alternativas para la reunión del lunes con el cliente X», notarás la diferencia. Este es  ejemplo donde aprovechamos también las habilidades de comunicación, que tratamos en otro post anterior.

La fase medular en la metodología Getting Things Done

Hasta aquí, tenemos un panorama más claro de los asuntos por resolver y del modo en que debemos hacerlo. Sin embargo, el siguiente paso requiere de agudeza para tomar decisiones. Estas últimas influirán en la concentración y las estrategias para ejecutar las tareas, así como en la implementación correcta de la metodología Getting Things Done.

 

Organizar en la metodología Getting Things Done

En este punto, necesitas distribuir los asuntos recopilados y definidos en diferentes «archivos» de acuerdo a sus objetivos, relevancia y posibilidades de resolución. Para ser precisos, es recomendable ponerle etiquetas a esas tareas relacionadas con sus características y circunstancias:

 

  • Hazlo ahora. Esto es, si la tarea es prioritaria y realizable en una hora o menos.
  • Próximas acciones. Usa este apartado para todas aquellas tareas que requieran más tiempo y dedicación.
  • En espera. En este espacio guardarás las tareas que no dependen exclusivamente de ti. Bien, porque debes delegarlas entre tus colaboradores o por estar sujetas a la decisión de terceros (responsables, directivos, clientes…).
  • Algún día/Tal vez. En esta categoría incluirás las cosas que no puedes realizar en tus circunstancias actuales, pero sí en un futuro cercano.
  • Referencias. Sirve para almacenar ideas que pueden convertirse en proyectos y experiencias aplicables en próximas oportunidades, entre otros propósitos.
  • Eliminar. Probablemente, estarás pensando que es suficiente con borrar de tus archivos los asuntos resueltos o descartados. Aun así, conviene tener una «papelera» donde enviar lo cumplido, para evaluar periódicamente los logros (semanal, mensual o anualmente) antes de darlos de baja definitivamente.

Evaluar y hacer: fases paralelas en la metodología Getting Things Done

Al mismo tiempo, evaluar y ejecutar definen la efectividad al aplicar la metodología Getting Things Done.

 

Evaluar/reflexionar

Como comentamos antes, la revisión periódica es indispensable para evaluar el proceso de realización de las tareas. Sin menoscabo de los logros, debes reflexionar con objetividad sobre los esfuerzos realizados, recursos y tiempo invertidos para alcanzarlos. Precisamente, esta revisión consciente permitirá introducir mejoras en procesos similares a futuro.

 

Hacer

Lógicamente, el principal objetivo de la metodología Getting Things Done es cumplir las metas y tareas propuestas con base en un proceso sistemático y efectivo. De acuerdo a esto, ejecutar las acciones contempladas siguiendo las premisas planteadas supondría el cumplimiento exitoso de los objetivos.

Metodología Getting Things Done para mantener la perspectiva

Ciertamente, aunque ya conozcas y domines las cinco fases del flujo de trabajo que plantea Getting Things Done, no debes conformarte. Un método, por excelente que parezca, sería un proceso frío y sin sentido si le faltan valores y motivación. Por esta razón, el mismo David Allen plantea seis niveles de altitud, para ubicarnos en perspectiva y comprobar que vamos en la dirección correcta.

 

Acciones (pista de aterrizaje)

Bajo este término, podemos clasificar aquellas tareas ejecutables de forma inmediata, en el mismo lugar y al mismo tiempo.

 

Proyectos (3.000 metros)

En este nivel, están ubicados los objetivos que requieren de un conjunto de acciones para cumplirse.

 

Áreas de enfoque y responsabilidad (6.000 metros)

A esta altura, se encuentran nuestros compromisos cotidianos: los que adquirimos con otras personas y con nosotros mismos.

 

Metas (9.000 metros)

En este punto, deben estar nuestras metas: dónde pretendemos llegar y de qué modo llegaremos a esos destinos. De hecho, los objetivos deben estar estrechamente ligados a la visión, para que todo esfuerzo por cumplir aquellos, nos ayude a lograr lo que deseamos en la vida.

 

Visión (12.000 metros)

Desde esta altitud, debemos ver con claridad las líneas maestras de nuestra vida: lo que aceptamos y rechazamos. Más aún, es importante distinguir desde allí lo que deseamos obtener a largo plazo: ya sea en uno o varios años.

 

Propósito y principios (15.000 metros o más)

En lo más alto están el propósito y los principios. El primero, resume lo que hacemos y por qué lo hacemos. Mientras que los segundos, engloban los valores que rigen nuestro comportamiento y la manera de lograr nuestros objetivos.

Alinear los niveles de la metodología Getting Things Done con el flujo de trabajo

 

Por último, es pertinente  aclarar que en la metodología Getting Things Done estos seis niveles deben estar alineados con las fases del flujo de trabajo. En este contexto, no deberíamos invertir tiempo y esfuerzos en lo que no aporte nada para lograr nuestros objetivos. De igual manera, no tendría sentido ejecutar acciones contrarias a nuestra visión, propósitos y valores.

En nuestros programas de formación podrás conocer este y otros sistemas para mejorar tu productividad